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  • Susana Gonzalez Derecho Digital y Tecnológico

    Susana Gonzalez

Gestión de redes sociales en eventos

Gestión de redes sociales en eventos

Planificación de redes sociales para eventos: La imagen online de nuestro evento depende de cómo se gestionen las redes sociales antes, durante y después.

Si días antes de un evento, jornada o congreso preguntan cuándo es o cuál es el hashtag, algo debe mejorarse en la planificación. Si lo preguntan el mismo día, algo ha ido francamente mal.

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Definamos los objetivos a alcanzar y su planificación con tiempo para que nuestras redes sociales resulten un verdadero canal de comunicación entre la organización de nuestro evento y los posibles asistentes, prensa, congresistas, ponentes y demás personas que puedan aportar difusión y opinión.

1) Redes sociales y web en circuito cerrado: Toda nuestra comunicación ha de ir vinculada a nuestra web o página específica del evento, donde podremos ampliar información de los objetivos, del programa, de los ponentes y del término de la jornada, así como del proceso para la inscripción, impulso de patrocinios y enlaces a prensa de eventos anteriores que refuercen la notoriedad. A su vez la web del evento debe permitir compartir toda la información en las diversas redes sociales que trabajemos ya habitualmente.

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

No se trata sólo de generar tráfico a la web, se trata de poder ser explicativos de forma clara y concisa del contenido. Y para ello, como siempre, pongámonos en el lugar de los interesados. De poco sirve una carta de presentación extensa que obligue al usuario a buscar los datos más elementales del evento: Lugar, fecha, temática y precio o gratuidad. De ahí que cuanto más ágilmente podamos aportar los datos más importantes del evento, incluso explicándolo de forma iconográfica o con imágenes propias, más canalizaremos la captación de esos datos.

2) Incrementando la difusión y alcance a través de las redes sociales: Elige todas tus redes para dar difusión al evento pero personaliza el lenguaje a cada red.

El alcance vía mailing que podemos hacer a nuestros clientes/suscriptores de quienes contamos con consentimiento expreso para realizarles comunicaciones comerciales muchas veces puede resultar escaso para el alcance que pretendemos dar a un evento que, seguro nos ha constado la tira organizar.

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Si tu organización trabaja twitter, google +, Facebook y/o LinkedIn anuncia tu evento en todas ellas incluso cuando se esté gestando. La idea es transmitir la máxima transparencia incluso en su organización a la par que causar cierta expectativa.

Si ya trabajas una cuenta corporativa de Twitter mi recomendación es realizar en la misma la difusión del evento, periódicamente junto con el resto de contenido que compartas. No resulta muy recomendable la creación de una cuenta independiente para el evento básicamente porque, aunque es cierto que dichas cuentas independientes facilitan las métricas del evento  si sólo buscamos medir su difusión, la pérdida que supone dejarla abandonada tras el evento puede echar por tierra todo el trabajo realizado. Es muy habitual encontrarnos con este tipo de cuentas que sólo se trabajan una vez al año por y para un evento, lo que se traduce en que aparecen en los resultados de cuentas inactivas (primeras susceptibles de limpieza). Para solventar esto, y tratar el evento dentro de la cuenta corporativa habitual, es importante la creación de un hashtag adecuado sobre el que realizar las mediciones, de lo que hablo un poquito más adelante.

Una herramienta francamente recomendable y si se hace con respeto y buen estudio puede no ser nada invasiva, es la contratación de Twitter Adds, ya que nos permite multiplicar el alcance de nuestro evento al público objetivo previamente segmentado y realizar una medición muy sólida de la difusión.

Si cuentas con una fanpage en Facebook, la creación de un evento te permite a través de los perfiles personales de la organización, compartir contenido e invitar al evento a quienes creas que pueden tener interés en la temática del mismo.

LinkedIn y Google + nos admitirán dar difusión al evento con una periodicidad menor que en Twitter o Facebook, y en este orden; ya que las actualizaciones en twitter son tan constantes que es posible que si sólo tuiteamos el evento una vez perdamos muchísimo alcance, mientras que en otras redes, si lo hacemos con la misma asiduidad que en twitter, sencillamente vamos a caer muy pesados.

Personalmente no soy nada amiga de los mensajes directos en ninguna red social para esto. Insisto, es mi criterio personal. Me desagradan los mensajes con contenido comercial que sé que me los han dirigido a mi entre cientos de persoans, cuando yo utilizo esta vía de comunicación para “recados” directos con mis contactos, luego poco. Si legalmente no podemos hacer mailings a quienes no nos hayan dado previamente su consentimiento expreso, entiendo que aceptar un contacto en una red social no implica el consentimiento expreso para recibir información comercial por mensaje privado, y más cuando por este medio no estamos ofreciendo la opción legal de darnos de baja. Ojo con esto.

Lenguaje y contenido han de ir muy de la mano. Si habéis seguido algún evento en twitter a través del hashtag seguro podéis comparar un timeline repleto de tweets meramente enunciativos del programa del tipo “Comienza la ponencia de menganito sobre “XXXX” y foto”. Esperas al siguiente tweet y vuelve a ser “Es ahora el turno de sotanito sobre “XXX” y foto”; “Clausura el acto pelanito y foto”. Esto, para mi no es compartir contenido. La agilidad es vital en la captación de ideas que compartir en los mensajes, los usuarios queremos saber (entrecomillado, además) qué es lo que menganito, sotanito y pelanito están diciendo, que están allí ya lo sabemos cuando leímos el programa.

3) Delega las redes del evento en personal preparado en social media:

Por supuesto que todos podemos ser autodidactas y pretender mejorar a base de nuestro evento como experiencia. Sin embargo, si lo que quieres es que realmente salga bien, prestar una adecuada atención en redes sociales y conocer después el verdadero alcance del evento, lo más recomendable es que las redes las gestione un community manager realmente preparado, que te aporte una sólida experiencia en este campo y que se comprometa realmente con el trabajo asignado.

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

No hay nada más desafortunado para quienes, por la razón que sea, no pueden acudir a un evento y pretenden hacerle seguimiento en redes sociales que, durante el mismo, no se comparta nada de lo que está sucediendo.

El hashtag en twitter es uno de los elementos más vivos y “aeróbicos” durante la celebración de un evento, por lo que la persona que maneje las redes sociales no puede ser la misma que esté saludando a los ponentes o atendiendo a los congresistas, ni mucho menos un ponente, porque básicamente no es eficaz ni respetuoso hacer todo a la vez, por no decir materialmente imposible.

Postear estratégicamente información de manera eficaz, saber cómo responder ante cualquier tipo de pregunta, e incluso administrar una posible crisis que a menudo se producen en las redes sociales tendrá un efecto directo en el resultado del evento.

Lo recomendable es que la persona encargada de las redes sociales del evento viva en primera persona el mismo desde su gestación, durante su celebración y con posterioridad al mismo. Es el único modo de mantener un plan de actuación sostenido; de que conozca el lenguaje a utilizar en cada red para este evento en concreto; que controle la periodicidad de las publicaciones sin injerencias de otras personas que puedan colisionar con lo planificado o ya hecho; que proponga participación a los asistentes; que comparta información durante el evento con fotografías de cuanto esté sucediendo y buen contenido conciso; que conozca bien el programa, ponentes, pausas, servicios del propio evento y actividades para acompañantes y que pueda dar respuesta inmediata a cualquier mención o comentario.

4) “Por tu hashtag te conocerán”:

Elegir un buen hashtag es probablemente una de las tareas más complicadas y creativas de la gestión inicial de un evento y una de las más importantes para que los usuarios encuentren las novedades y contenido de nuestro evento; lo sigan en directo; compartan sobre él y para poder analizar los resultados durante el mismo y con posterioridad. Además, algo que en principio era “típico” de twitter ahora funciona en la mayoría de las redes sociales, luego nos permite incluso que se nos conozca de forma unificada visual y estéticamente.

El esfuerzo creativo es importante ya que el hashtag como mínimo debe cumplir lo siguiente:

  1. Debe ser consecuente con la información categorizada que se va a tratar en el evento y, además fácilmente identificable con tu organización o marca.
  2. Las palabras o juegos de palabras que utilicemos deben ser fácilmente interpretadas en relación con nuestro evento, temática o actividad; por lo que es importante conocer bien a nuestro público objetivo para utilizar un estilo que les resulte cercano y atractivo.
  3. Conviene evitar palabras con doble sentido que puedan causar confusión u ofensa.
  4. Es recomendable ser original y genuino, por lo que procuremos no imitar a otros. Comprobemos su disponibilidad y si nuestra idea ha sido ya utilizada por otros, y sobre qué temáticas, para evitar incurrir en una duplicidad que nos perjudicará en la reputación online.
  5. Recordemos que los hashtag “no leen” signos de puntuación intermedios y que son bastante complicados de recordar los alfanuméricos o de meras siglas, lo que suele llevar a errores al compartir y esto nos resta capacidad de comunicación y alcance, ya que si no nos citan bien al compartir o no nos mencionan bajo la etiqueta exacta del evento es complicado que demos con ello en la red, aunque siempre hay formas de hacerlo posible…
  6. Aun cuando twitter es la red con limitación de caracteres por excelencia, dado que conviene utilizar el mismo en todos los canales de comunicación, lo ideal es que el hashtag no sea demasiado largo. Recordemos que debemos dejar espacio para comentar y añadir foto o link.
  7. Si mezclamos varias palabras lo recomendable es distinguir la primera letra de cada palabra en mayúsculas ya que al escribirse todas las palabras seguidas facilitamos la lectura al destacar visualmente el inicio de cada término del hashtag.
Tu evento en RRSS Estrategia Digital

Tu evento en RRSS Estrategia Digital

 

5)   Y después de la tormenta… nada de calma. Una vez el evento ha terminado, lo conveniente es seguir trabajando las redes sociales manteniéndolas en activo, midiendo y posteando sus resultados con cierta inmediatez (para evitar también que caduquen resultados de aplicaciones de medición de uso gratuito); agradeciendo la participación de usuarios, ponentes y patrocinadores en dicho resultado; procurando publicar crónicas, resúmenes, fotos y vídeos de la jornada y compartiéndola en redes sociales.

Fuente fotos Morguefile 

darkedinburgh_cinema.jpgBy hotblack

b2.jpgBy sjs5769 

SDRandCo (58).JPGBy SDRandCo

By | 2017-04-17T21:28:46+00:00 marzo 22nd, 2015|Blog, Estrategia Digital, Eventos, Redes sociales|2 Comments

About the Author:

Abogado especialista en Derecho Digital y Tecnológico, seguridad de la información, Auditora jefe ISO 27000, protección de datos y Ciberseguridad, innovación, estrategia digital, marketing y comunicación #AlwaysON©

2 Comments

  1. José Fernández Sánchez 23/03/2015 at 12:33 pm - Reply

    Fantástico post, Susana!!
    No es nada infrecuente que se desatienda la gestión de un evento en redes sociales y se confíe su difusión a “lo que los asistentes hagan”.
    Obviamente, craso error. Si queremos un evento potente, con repercusión y alcance en redes y que consiga un elevado número de impresiones que satisfagan a los patrocinadores debemos cuidar todos y cada uno de los aspectos que magníficamente recoges en el post o, en caso de no poder hacerlo directamente, delegarlo en un profesional del Social Media.
    Enhorabuena, de nuevo!! Un post de 10!! 😉

  2. […] Para ver el post completo pinchar aquí. […]

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